จัดระเบียบสิ่ งท ี่ ควรตองสอน [ความสามารถในการสอน]
อุตสาหตัดสินใจแนวแนแลววา “จะคอยอบรมดูแลลูกนอง” และพยายามมาหลายทางแลว แตก็ไม เปนไปตามที่คิดไวเลย บางทีก็อยากจะบนออกมาเหมือนกันวา “บอกไปขนาดนั้ นแลวยังไมเปลี่ ยนอีก” “ไมมีอารมณจะทําตอแลว” “แคเตือนนิดๆ หนอยๆ ก็โกรธแลว” หรือบางคร ั้ งก็คิดไปกระทั่ งวา “ไมเอาแลว ไมมีประโยชนจะทําแลว” “สภาพทางนี้ก็เร ิ่มจะไมไหวแลว” ผูนําท ี่เคยประสบกับเหตุการณคลายกันน ี้ นาจะมีไมนอยเลยใชไหมละครับ
นเวลาเชนน ี้ คุณจะตองใจเย็นและคิดใหออกวาปญหาอยูที่ไหนกันแนแลวคอยๆ แกไขปญหาไป ทีละเร ื่ อง ผมขอรวบรวมปญหาท ี่ พบบอยและแนวทางการแกไขอยางงายๆ มานําเสนอนะครับ
▼ สิ่งที่สั่งการไปกับสิ่ งท ี่ไดมาไมตรงกัน
หลังออกคําส ั่งไปแลว ขอใหลูกนองอธิบายวาตองการผลลัพธอะไรอยางเปนรูปธรรม เพื่ อเช็ค ความเขาใจของอีกฝาย และยังเปนโอกาสใหตัวเองไดเช็คดวยวาอธิบายขาดตกบกพรองตรงไหน
▼ ผิดพลาดบอย
ใหอีกฝายทําตามข ั้ นตอน กําหนดเวลา เชน วันรุงขึ้น หรือแคตัวเลข และตองใหเช ็คความเขาใจโดย แบงใหชัดวา “ใคร อะไร ที่ไหน อยางไร” การแกไขก็ตองใหลูกนองทําเองเพ ื่อไมใหไปพึ่ งพาผูอื่น
▼ จบไมสมบูรณ
กําหนดเกณฑของความสําเร็จใหชัดเจนกอนแลวจึงปลอยใหทํา ใหเช็คดวยวาทําไดครบตามที่รองขอ หรือไมดวยเช็คลิสตหลังประโยคที่วา “เปลาประโยชน” “นาเสียดาย” “นาเจ็บใจ” แลว หากมีคําพูดสงชวย เสริมแรงจูงใจ เชน “อุตสาหทํามาจนไดดีถึงขนาดน ี้ แลว” ก็จะย ิ่ งมีประสิทธิภาพ และตองใหอีกฝายเขาใจ ความจริงดวยวาไดสรางความลําบากใหผูอื่นอยางไร ก็จะชวยใหรูสึกถึงความรับผิดชอบมากขึ้น
▼ ไมรักษากําหนดเวลา
กําหนดเสนตายสองสามวันกอนถึงกําหนดเวลาจริงตองคอยย ํ้ าเตือนหลายๆรอบดวย แตในบางครั้ง ปริมาณงานก็อาจเปนสาเหตุจริง จึงควรตรวจสอบปริมาณงานของลูกนองสม ํ่ าเสมอ แลวกําหนดความ สําคัญกอนหลังใหปรับปริมาณงานใหเหมาะสม โดยตองกําหนดวางานใดที่ไมตองทํา หรือปฏิเสธท ี่ จะ ทํางานของคนอื่น
▼ พูดแกตัวหรือมีขออาง
กําหนดเร ื่ องท ี่ ควรตองทํา บทบาท และความรับผิดชอบใหชัดเจนจนไมมีขอแกตัวหรือขออาง แมกระน ั้ นหากยังคงพูดแกตัว ก็ลองขอใหอีกฝายคิดดูวาเขาจะรูสึกอยางไรหากอยูในสถานการณตรงกันขาม
▼ โยนความผิดใหผูอื่น
ในการตอบสนองตอสถานการณและผลลัพธดังกลาว จะตองขอใหเขาลองคิดวาควรคิดและดําเนินการ อยางไรแทนที่จะไปพูดถึงคนอื่น
▼ ไมยอมคิดเอง
ไมคิดอะไรเลย พูดแตวา “จะทํายังไงดีละ?” ถาใครพูดแบบน ี้ ออกมา ก็ใหถามเลยวา “แลวคุณ… คิดอยางไรละ?” หากดูเหมือนวาพวกเขายังไมเขาใจเลยวากําลังทําอะไรอยู ก็ตรวจสอบใหแนใจวาเขา มีขอมูลที่จําเปนหรือยัง
หากอีกฝายถามกลับเพราะไมตองการรับผิดชอบ ก็ใหชี้แจงบทบาทของตนใหชัดเจน และขอให พวกเขาแสดงความรับผิดชอบ นอกจากน ี้ แนะนําใหพวกเขาอานคูมือ ฯลฯ และอยางนอยใหพวกเขา คนควาดวยตนเอง
▼ ไมถามหรือไมตรวจสอบ
พวกเขาอาจจะกลัวคุณก็ไดในเวลาเชนน ี้ หากช ี้ใหเห็นถึง “คําถามที่ดูไรประโยชน” อยางเปนรูปธรรม และบอกพวกเขาวาคําถามประมาณนี้สามารถถามไดนะ ลูกนองก็จะสบายใจที่จะสอบถามไดงายขึ้น
▼ ทําเหมือนวาเขาใจ
เม ื่อใดก็ตามท ี่ ออกคําส ั่งไป ตองขอใหอีกฝายอธิบายส ิ่ งท ี่ เขาใจเสมอ หากดูเหมือนวาพวกเขายังไม เขาใจอยางครบถวน ใหอธิบายจนกวาอีกฝายจะเขาใจ และตองสอนดวยวาส ิ่ งท ี่ เส ี่ ยงกวาลูกนองไมเขาใจ คือการทํางานไปทั้ งๆ ที่ยังไมเขาใจ
นอกจากนี้ ยังตองช ี้ใหเห็นดวยวา “คนที่ทํางานไมไดเขาจะไมรูวาเขาไมรูอะไร เพื่อไมใหเกิด เหตุการณเชนน ั้ น หากมีเร ื่ องท ี่ไมเขาใจเพียงเล็กนอยหรือไมแนใจ ก็อยากใหพูดออกมาวาไมเขาใจ เพราะการตรวจสอบยืนยันคือเร ื่ องที่สําคัญ”
▼ ไมรายงานเร ื่ องแย
นอกจากน ี้สําหรับการรายงานใหกับคนจํานวนไมมากรับทราบ ก็อาจกําหนดรูปแบบเอกสาร ไวเลย แลวใหคอยสงตามเวลาที่กําหนดเปนประจํา และตรวจสอบเร ื่ องที่สําคัญจริงๆ อยางเปนรูปธรรม แบบ [1 on 1] ตนเองตองไปหาขอมูลเอง
▼ เอาแตวิจารณอยางเดียว
จะตองส ื่อสารออกไปวา “การวิจารณที่ไมมีไอเดียทดแทนมาเสนอจะไมไดรับการประเมิน” ในการ ทํางานจะตองใหพวกเขาเขาใจวายังไงก็ตองเกิดการตัดสินใจ โนมนําใหเกิดการถามตอบพูดคุยดวย ความรวมแรงรวมใจเพื่ อแกไขปญหา
▼ เอาแบบไหนก็ไดไมใสใจ
หากเร ื่องใดเปนส ิ่ งที่ตัดสินแลววาไมจําเปนตอการทํางานก็ตองส ื่อสารออกไปใหชัดเจนวา “เปนเร ื่ องท ี่ไมเก ี่ ยวกับงานนะ ไมตองใสใจก็ได”
▼ ทํางานแบบเดิมๆ แบบเร ื่อยเป อย ไมตั้งใจทํา
ื่อสารถึงความจริงที่วาหากทําไมไดตามหนาที่ก็จะไมไดรับการประเมิน และหากมีงานท ี่ พวกเขา เร ิ่ มทําแบบเร ื่อยเป อยตองใหเขาคิดวา “มีอะไรที่พอจะปรับปรุงไดอีกหรือไม”
หากวิธีที่เคยทํามาไมไดผล การใหลองทําดวยวิธีอื่นท ี่ เหมาะกับปญหาหรือบุคลิกลักษณะของอีก ฝายก็เปนเทคนิคอยางหน ึ่ง ไมตองไปกําหนดวาควรทําแบบนั้นแบบน ี้ แตใหแกไขดวยความยืดหยุน และสามารถทําไดจริง
令和上司のすすめ (Reiwajyoushi-no Susume)
Written by Yoshihiro Iida